Fasilitasi berasal dari kata 'facile' yang artinya membuat mudah. Dalam hal ini, fasilitasi mempermudah dengan menyediakan proses yang memampukan kelompok mencapai tujuan mereka

Fasilitasi dapat juga diartikan memberi fasilitas, namun bukan fasilitas untuk tujuan yang salah (misalnya uang suap) atau yang menjadikan kelompok terus bergantung pada fasilitator (hanya membangun pemahaman tapi bukan kepercayaan diri)

Hasil fasilitasi berbeda, sesuai tujuannya. Beberapa tema yang sering berulang di antaranya.

Keputusan, kesepakatan, dan solusi bersama. Misalnya:

• Keputusan atas fokus dan arah pengembangan usaha
• Kesepakatan produk yang akan dikembangkan
• Solusi lintas departemen untuk peningkatan keterlibatan mitra

Strategi, rencana strategis dan rencana aksi bersama. Misalnya:

• Strategi transformasi perusahaan ke digital enterprise
• Rencana strategis lima tahunan organisasi
• Sinkronisasi program kerja tim dan departemen

Konsensus, pemahaman, dan pembelajaran bersama. Misalnya:

• Kesepakatan bersama proses inovasi lintas anak perusahaan
• Pemahaman bersama atas dampak AI terhadap strategi SDM perusahaan
• Pembelajaran dari pandemi dan dampaknya bagi tiap unit usaha

Ada empat tingkatan hasil fasilitasi:

1. Keluaran (output) misalnya pemahaman, kesepakatan atau keputusan serta buktinya (deliverables)
2. Manfaat (outcome) dan perubahan (desired changes)
3. Dampak (impact) berupa kontribusi pada perubahan sistemik (systemic change)
4. Nilai (value) berupa kontribusi pada perubahan ekosistemik (ecosystemic change)

Tiap fasilitasi adalah unik. Ada yang perlu diarahkan mencapai nilai, namun ada yang lingkupnya terbatas pada keluaran

Klien dan fasilitator perlu mendiskusikan dan menyepakati apa saja hasil yang mungkin dan perlu dicapai melalui fasilitasi Anda

Beberapa inisiatif seperti training dan mentoring fokus menyediakan konten (menyampaikan materi, memberi solusi, dll). Sementara, beberapa inisiatif seperti coaching fokus pada individu.

Kedua fokus ini - proses dan kelompok - yang membedakan fasilitasi. Lalu, apa contoh fokus menyediakan konten dan membantu individu?

Menyediakan konten

• Menyampaikan, mempromosikan hingga menyuapi peserta dengan materi
• Menilai, mengomentari hingga mengkritisi pemahaman dan hasil kerja peserta
• Menyarankan, memberi masukan hingga memotivasi yang dapat mengarahkan peserta pada hasil

Membantu individu

• Membahas hingga memprioritaskan penyelesaian masalah satu persatu individu
• Mementingkan, mengutamakan atau mempromosikan satu persatu individu
• Menempatkan individu sebagai syarat keberhasilan kelompok

Apakah fasilitasi juga perlu memperhatikan konten?

Tentu. Tapi, fasilitasi fokus pada mengupayakan kelompok agar dapat mencari, mengembangkan dan menghasilkan konten. Misalnya:

• Mengundang narasumber agar materinya mendorong peserta untuk mengembangkan pemahaman sendiri.
• Menyediakan fasilitas agar kelompok yang difasilitasi dapat melakukan riset mandiri
• Mengadakan sesi wawancara ahli, kunjungan lokasi, atau eksperimentasi ide untuk menajamkan pemahaman bersama

Individu adalah pembentuk kelompok. Seperti apa fasilitasi memperlakukan individu?

Fasilitasi mendorong partisipasi individu pada kelompok dengan terus mengingatkan tujuan (ber)sama, dan bukan pribadi. Misalnya:

• Mendorong anggota menyampaikan pandangan pribadi
• Mendorong kelompok menghargai dan mengakomodasi kebutuhan tiap anggota
• Mendorong kelompok agar dapat menjadi sistem dukungan bagi individu

Biasanya, masalah yang dihadapi perlu dijawab fasilitasi bersama inisiatif lain. Klien dan fasilitator perlu mendiskusikan dan menyepakati bagaimana inisiatif lain akan diakomodasi sebagai bagian dari solusi.

Fasilitasi membantu kelompok bukan dengan menggantikan peran kelompok, namun dengan menyediakan proses yang memampukan kelompok menjawab tantangan atau menyelesaikan masalah mereka sendiri

Ini berarti:

• Masalah atau tantangan yang dihadapi ada di tingkat kelompok, mempengaruhi kelompok, dan menjadi kepedulian tiap anggota
• Anggota kelompok mungkin mampu menyelesaikan bagian-bagian masalah, namun penyelesaian keseluruhan masalah perlu partisipasi seluruh anggota

Contohnya:

• Tren kinerja tim tidak sebaik atau dibawah rata-rata tren kinerja individu
• Tiap unit organisasi berhasil dengan program kerjanya namun ternyata tidak sinkron dengan tujuan perusahaan
• Organisasi mitra pelaksana program kurang rasa kepemilikannya atas program bersama

Fasilitasi membantu kelompok dengan menyediakan proses penyelesaian masalah yang lebih baik

Ini berarti:

• Kelompok belum pengalaman bekerjasama (baru terbentuk)
• Kelompok belum pengalaman menyelesaikan masalah
• Kelompok mengalami perselisihan antar konflik

Contohnya:

• Sekelompok peneliti yang belum menyepakati tata cara berbagi hasil penelitian
• Sebuah tim menghadapi masalah kinerja produk yang tiba-tiba menurun
• Sebuah komunitas tidak dapat menentukan rencana program karena sulit berdiskusi akibat perselisihan antar anggota

Klien dan fasilitator perlu mendiskusikan dan menyepakati apa saja masalah atau tantangan terkait proses dan kelompok yang dapat diselesaikan oleh fasilitasi